¿Qué son las Pólizas Contables?
Las pólizas contables son los documentos físicos o digitales en los que se registran de forma sistemática, cronológica y detallada las operaciones económicas, financieras y comerciales que realiza una empresa. Consideradas como el bloque fundamental del sistema de partida doble, estas herramientas permiten asentar cada movimiento del negocio mediante cargos y abonos que afectan las cuentas del activo, pasivo, capital, ingresos o gastos. En el entorno fiscal mexicano, las pólizas contables han evolucionado de los antiguos libros empastados a archivos estructurados en formato XML, convirtiéndose en el componente crítico e indispensable de la Contabilidad Electrónica que las personas físicas y morales deben generar y, en caso de ser requerido, enviar obligatoriamente al Servicio de Administración Tributaria (SAT).
De hecho, las pólizas contables son las operaciones más relevantes del sector de la contabilidad y de la facturación electrónica.
Tipos de Pólizas Contables
Existen 3 tipos de pólizas contables, estas son las siguientes:
- Póliza de diario: es importante tener claro que esta póliza no implica ningún tipo de ingreso de dinero al banco. Pero esta póliza es clave para el registro de las operaciones e que una u otra forma afectan a la empresa. Es importante que se tenga en cuenta que en la póliza de diario siempre se debe anexar el comprobante que ha dado origen a la elaboración.
- Póliza de ingresos: estás pólizas sí contienen registros contables en los cuales existe la entrada de dinero a la empresa a través de transferencia, efectivo, etc. Entrada de la cual siempre se debe expedir una factura.
- Póliza de egresos: tal cual su nombre lo indica, esta tiene que ver con el registro de todas las operaciones que impliquen pagos o salidas de dinero por parte de la empresa. Ahora, se tiene que considerar que si esta póliza se genera con cheques, entonces recibirá el nombre de póliza de cheques.
Entrega de Pólizas Contables a través de contabilidad electrónica
Este procedimiento tiene relación directa con el SAT, lo que significa que toda la información que sea generada en las pólizas debe ser entregada de forma mensual. Incluyendo información muy detallada como la cuenta a la cual se ha hecho la transacción, la partida, la subcuenta, etc.
Para ser más exactos, las pólizas contables se tienen que enviar al SAT dentro del mes siguiente a la fecha en la que fueron realizadas las operaciones.
¿Qué es lo que debe tener una póliza contable?
Para una correcta elaboración de póliza contable es fundamental que esta cuente con lo siguiente:
- Detalle de cada una de las transacciones.
- En cada partida se debe incluir la cuenta contable, la subcuenta y los auxiliares.
- Tiene que ser posible distinguir los CFDI que soporten la operación.
- Cada impuesto tendrá que tener su respectiva tasa y cuota para ser distinguible.
- Cada vez que se realice una operación con terceros se debe incluir el RFC de este.
En caso de que el folio fiscal no pueda identificarse en las pólizas contables, el contribuyente puede relacionar todos los folios fiscales por medio del reporte auxiliar.
Ejemplo de cómo registrar una póliza contable:
Requisitos indispensables del SAT (Regla 2.8.1.6. de la RMF): Bajo el esquema de fiscalización moderna en México, una póliza contable digital no está completa si solo contiene los asientos de cargo y abono. El SAT exige estrictamente que cada póliza incluya el detalle de los Folios Fiscales (UUID) de los CFDI que soportan la operación, el método de pago utilizado (transferencia, cheque, efectivo) y la cuenta bancaria origen y destino en el caso de las pólizas de ingresos y egresos.
« Regresar al Glosario🧮 Automatiza tus pólizas contables en la nube y olvídate de la captura manual con Villanett: El tiempo en que los auxiliares contables pasaban horas tecleando póliza por póliza y arrastrando archivos XML ha quedado en el pasado. Mantener ese modelo operativo frena el crecimiento de tu empresa y te expone a costosos errores contables. Con el Software de Contabilidad en la Nube y ERP de Villanett, digitalizas tu contabilidad al 100%: el sistema lee los CFDI (facturas, complementos de pago y nóminas) y genera las pólizas de ingresos, egresos y diario de forma automática, asociando los UUID correspondientes sin intervención humana. Cumple con la Contabilidad Electrónica del SAT en un solo clic y desde cualquier lugar.
