¿Qué es una Póliza de diario?
Seamos puntuales, si te dedicas a la contaduría tienes que saber qué es exactamente la póliza de diario. Pero lo principal es que tengas claro que esta pertenece a la póliza contable, donde se encuentran otras pólizas, como es el caso de la póliza de ingresos y la póliza de egresos.
Por eso lo primero que debes recordar, es que la póliza contable es una, o tal vez la más importante dentro del rubro de la contabilidad y de la facturación electrónica. Por lo tanto, la póliza de diario al pertenecer a la póliza contable es un documento que se encuentra en formato físico o digital.
En este documento se registra todo tipo de operación relacionada a la contabilidad, ya sea para una gran empresa, un negocio e incluso para un profesionista. Vayamos un poco más allá, la póliza de diario se encarga de registrar y anexar todos los comprobantes de entrada o salida de dinero del banco.
Por lo tanto esta se debe realizar solo cuando dentro de la empresa no se esté realizando ningún tipo de movimiento bancario.
Cuándo usar la póliza de diario
La póliza de diario es un documento contable que se usa para registrar cualquier operación o ajuste que no encaje en los registros específicos de compras, ventas, o caja. Es especialmente útil para asentar movimientos contables generales o ajustes entre cuentas de forma centralizada.
Algunos ejemplos de cuándo se utiliza una póliza de diario son:
- Ajustes de cierre de mes o de año: como registrar la depreciación de activos o la provisión de gastos futuros.
- Correcciones de errores: para modificar registros que se hicieron incorrectamente en otras pólizas.
- Movimientos acumulados: como ingresos o gastos que se han generado, pero que aún no se han cobrado o pagado.
- Reclasificaciones contables: para mover saldos entre cuentas según sea necesario.
- Distribución de costos: cuando se desea repartir un gasto entre distintas áreas o proyectos.
- Ajustes por tipo de cambio: cuando hay que ajustar cuentas por cambios en la tasa de cambio en transacciones en moneda extranjera.
La póliza de diario es clave para tener un control contable completo y ordenado, y para que los informes financieros reflejen con precisión la situación de la empresa.
Estructura de una póliza de diario
La estructura de una póliza de diario suele ser bastante estándar y contiene los siguientes elementos clave:
- Encabezado:
- Número de póliza: Un identificador único que permite el control y la referencia de cada póliza.
- Fecha: La fecha en que se registra la operación.
- Tipo de póliza: En este caso, sería una “Póliza de Diario” (hay también pólizas de ingresos y egresos).
- Descripción o concepto general: Una breve descripción de la operación (por ejemplo, “Registro de depreciación de activos”).
- Cuerpo de la póliza:
- Lista de cuentas contables: Las cuentas involucradas en la transacción (con su código contable y nombre).
- Cargos y abonos: Se indica el monto que se carga y se abona en cada cuenta para asegurar que el total de los cargos sea igual al total de los abonos.
- Descripción detallada: Un campo para explicar con mayor detalle cada movimiento, especialmente útil para operaciones complejas o ajustes.
- Totales:
- Suma de cargos y abonos: En la parte final, se muestra el total de los cargos y el total de los abonos, asegurándose que ambos sumen la misma cantidad para mantener el balance contable.
- Datos adicionales:
- Documentos de soporte: Una referencia a los documentos que justifican la operación (facturas, contratos, recibos, etc.).
- Responsables y aprobaciones: Espacio para las firmas de quienes prepararon, revisaron y aprobaron la póliza, asegurando la autenticidad y validez del registro.
- Notas o comentarios adicionales:
- Un espacio opcional para incluir cualquier comentario o nota relevante que facilite la comprensión futura de la transacción registrada.
Esta estructura asegura que la póliza de diario sea clara, completa y fácil de rastrear, permitiendo un control eficiente y un análisis adecuado de los movimientos contables.
Teniendo siempre presente que todos los contribuyentes que se vean obligados a llevar contabilidad electrónica deben incluir su información sobre las pólizas contables, que como ya vimos, incluye la póliza de diario.
Es importante que se tenga presente que la póliza de diario siempre presente el anexo del comprobante de transacción. Para que se pueda entender mejor, algunos ejemplos son:
- Las facturas por la recepción de mercancía que aún no se paga.
- La entrega de las mercancías a un cliente que aún no realiza el pago.
Errores que se pueden cometer al hacer una póliza de diario
Al realizar una póliza de diario, pueden ocurrir varios errores que afectan la precisión de los registros contables. Algunos de los errores más comunes incluyen:
- Errores en la clasificación de cuentas: Asignar un movimiento a la cuenta incorrecta, lo que provoca que los balances no reflejen la realidad financiera de la empresa.
- Omisión de información clave: No incluir detalles como la fecha, el concepto de la transacción o los documentos de soporte, lo que dificulta la identificación y seguimiento de la operación.
- Descuadres en los cargos y abonos: No asegurar que el total de los cargos (débitos) sea igual al total de los abonos (créditos), lo cual desbalancea los libros.
- Inconsistencia en el uso de cuentas: Cambiar los códigos o nombres de cuentas sin razón clara, lo cual genera confusión en los registros y dificulta la conciliación contable.
- Registro de transacciones duplicadas o faltantes: Incluir una operación dos veces o, por el contrario, olvidarla por completo, lo cual afecta los resultados y balances.
- Errores en los importes: Registrar cantidades incorrectas debido a errores de cálculo o digitación, afectando la precisión del resultado final.
- No seguir los periodos contables: Registrar una transacción en el periodo incorrecto, lo que complica el seguimiento histórico y los ajustes al final de un periodo contable.
- Falta de referencia documental: No vincular la póliza de diario con documentos de respaldo (facturas, recibos, etc.), lo cual dificulta la auditoría y validación de la transacción.
- No detallar el concepto o descripción de la póliza: Una descripción vaga o confusa complica la revisión futura y afecta la claridad de la información contable.
En consecuencia, la póliza de diario cumple con la tarea de registrar toda operación que influye en la economía de la empresa. Pero sin olvidar que en ningún momento representan flujo de efectivo.
Por lo tanto, se traducen en operaciones que no involucran el ingreso de dinero en el banco a través de una ficha de depósito. Ni salida de dinero en la cual se tenga que hacer un cheque. Lo que sí se debe tener en cuenta en todo momento, es que al elaborar la póliza de diario se debe tener anexo el comprobante que da origen a la elaboración de la misma.
Para una explicación más amena te compartimos este video:
« Regresar al Glosario