Pólizas de Ingresos y de Egresos

En la contabilidad financiera y fiscal en México, las pólizas de ingresos y egresos (junto con las pólizas de diario) son los documentos analíticos y digitales indispensables donde se registran de forma sistemática, cronológica y pormenorizada las transacciones de efectivo, transferencias o equivalentes que alteran la liquidez de una empresa. Mientras que las pólizas de ingresos se elaboran exclusivamente para asentar las operaciones que representan una entrada real de dinero a las cuentas bancarias o caja del negocio (derivadas de ventas cobradas, aportaciones de capital o cobro de créditos), las pólizas de egresos (o pólizas de cheque/pago) registran toda salida de recursos financieros destinada a liquidar gastos de administración, compras a proveedores, costos de producción o pago de pasivos. Reguladas de manera estricta por el Código Fiscal de la Federación (CFF), estas pólizas constituyen el núcleo de los libros de contabilidad modernos, operando como el soporte probatorio elemental para el acreditamiento de impuestos y la deducibilidad de las erogaciones ante las autoridades fiscales.

¿Qué es la póliza contable?

Antes de entrar de lleno en lo que es cada una, no debe haber cabida a las dudas de qué es una póliza contable. Porque te encontrarás con esta durante toda tu vida.

Esta corresponde a un documento que puede ser presentado de forma física al igual que digital. Y lo que debe contener exactamente son los todos los movimientos contables que una persona o una empresa han hecho.

Considera que la póliza se tiene que hacer en un plazo máximo de cinco días luego de la realización de la actividad.

Las pólizas de ingresos y de egresos

Ya vimos que las pólizas tienen relación con todas las operaciones contables, por lo tanto siempre estará involucrado un movimiento.

• Pólizas de ingresos: este tipo de póliza solo tiene relación con todo lo que involucre la entrada de dinero a la empresa. Se trate de efectivo, cheques, transferencias o toda aquella actividad que involucre la elaboración de una factura, como puede ser el pago de un cliente.

• Póliza de egresos: en el caso de esta póliza, lo que se debe hacer es llevar un registro de todos los movimientos contables que impliquen salidas de dinero por parte de una organización. Eso sí, se tiene que prestar atención, porque a pesar de que la póliza contable incluya toda salida de dinero, cuando esta se haga a través de la elaboración de un cheque pasará a llamarse póliza de cheque.

Póliza contable digital

Ha sido el 2014 el año en el cual se ha determinado por ley que todo contribuyente que se vea obligado a llevar la contabilidad electrónica lo haga pero teniendo la posibilidad de generar archivos en formato XML.

Siendo los elementos a considerar para su elaboración los siguientes:

• Tener que incorporar los catálogos de tipos de pólizas, bancos y monedas.
•  También incluir la información de tipos de pagos realizados, como puede ser una transferencia o un cheque.
• Incluir la información respectiva de los comprobantes fiscales digitales relacionados.

Donde cada una:

1. Muestre el detalle de cada transacción.
2. Poder distinguir los CFDI.
3. Añadir a cada partida la cuenta contable, la subcuenta y los auxiliares.
4. Distinguirse los impuestos.
5. Incluir el RFC si se hará una operación con terceros.
6. Incluir el RFC y el monto de los comprobantes, para poder amparar la póliza.

Las pólizas contables electrónicas deben ser entregadas de manera mensual, además de ser enviadas al mismo tiempo que la balanza de comprobación.

Ahora tienes toda la información para elaborar las pólizas contables de ingresos y egresos en la empresa. Para una explicación más didáctica aquí te compartimos un video:

Estructura técnica de las pólizas y sus requisitos obligatorios para el SAT

Con la entrada en vigor de la Contabilidad Electrónica, el armado de las pólizas contables dejó de ser un simple registro de cargos y abonos en papel. De acuerdo con las especificaciones técnicas del Anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal, las pólizas de ingresos y egresos deben estructurarse digitalmente bajo un estricto análisis metodológico:

• Asociación Obligatoria del UUID: Cada póliza contable de ingreso o egreso debe llevar integrado de forma obligatoria el CFDI 4.0 (o los folios fiscales UUID) que ampara la operación. Si una póliza de egresos registra el pago a un proveedor, el archivo XML de la factura y su respectivo Complemento de Pago deben estar vinculados directamente al asiento contable.

• Detalle del Método y Forma de Pago: Para las pólizas que implican movimientos de flujo de efectivo, el SAT exige detallar el método de pago, la cuenta bancaria de origen, la cuenta de destino, el banco emisor, el RFC del tercero involucrado y, en su caso, el número de cheque o clave de la transferencia electrónica que materializó el movimiento.

• El amarre del IVA y el ISR Retenido: Dado que el IVA y los impuestos retenidos (como el ISR retenido e IVA retenido) se causan y se acreditan estrictamente bajo el criterio de flujo de efectivo (momento del cobro o del pago real), las pólizas de ingresos y egresos dictan el momento exacto en que estos impuestos se vuelven válidos para tus declaraciones mensuales y para el correcto llenado de la DIOT.

⚖️ El riesgo de las multas por registros extemporáneos o incorrectos: El CFF estipula que los asientos contables en las pólizas deben realizarse a más tardar dentro de los cinco días siguientes a la realización de la operación. Registrar pólizas de manera masiva al final del mes sin asociar los XML correspondientes o ignorar el principio de la partida doble faculta al SAT para aplicar severas sanciones económicas, rechazar de inmediato la deducibilidad de tus gastos y suspender de manera automatizada tus Certificados de Sello Digital (CSD), paralizando por completo la facturación de tu empresa.

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