Control de Compras

Las empresas se encuentran constantemente realizando compras por eso que debe existir un plan para poder mantener en perfectas condiciones el funcionamiento de las compras al interior.

Y esto se ve reflejado en cada departamento, porque es cada uno de ellos el cual debe adoptar los resultados de las operaciones. Donde la clave es poder realizar las comparaciones correspondientes y en base a esto tomar las decisiones más adecuadas.

Y el control de compras va mucho más allá, ya que es el mejor instrumento para que en una organización se pueda ahorrar y a la par continuar manteniendo la calidad de los productos. Es en este instante donde se derriba uno de los mitos más populares que habla de que ofrecer calidad no implica tener que ahorrar, cuando en la realidad ocurre todo lo contrario.

Objetivos de llevar un control de compras

Los principales objetivos utilizados para mantener el control de compras son:

Asegurarte que los proveedores hagan la entrega a tiempo, manteniendo la calidad acordada.
Es fundamental que se pueda elegir a los proveedores que ofrezcan calidad a un mejor precio.
Definir todos los procesos a realizar para la gestión de compras y así conseguir documentarlos con el objetivo de lograr detectar oportunidades de mejora.
Identificar en detalle las necesidades de los clientes.

Todo esto con el fin de mantener a la empresa en condiciones óptimas de eficacia.

Funcionamiento del control de compras

Cuando comienza a aplicarse el control de compras dentro de una organización, quienes comenzarán a ser los protagonistas son dos documentos: por una parte la orden de compra y por otra las requisiciones.

Si no sabes muy bien qué son las requisiciones, estas corresponden a un documento que va a especificar los artículos deseados con sus respectivos detalles para llevar a cabo la cotización.

En cuanto a las órdenes de compra, estos son los documentos que entrega el comprador al proveedor para hacer el pedido de determinadas mercancías. El detalle aquí debe incluir la cantidad a comprar, el precio, condiciones de pago, tipo de producto a adquirir, entre otros.

Es fundamental que puedas saber que llevar un control de compras puede involucrar dos opciones. Por una parte será utilizar el método tradicional del uso de un archivo Excel. Y por otra parte, y la que más se usa hoy en día, es implementar un sistema ERP, que en otras palabras es utilizar un software especializado.

Este software lo que hace es almacenar toda la información en una nube que te ayuda a llevar el control de ventas de un negocio. Siendo la mejor ventaja que se entregarán reportes de forma automática en la fecha que tú desees. Sumándole a lo anterior el hecho de poder llevar el control de los procesos administrativos de la empresa en un mismo sistema.

Si aún tu compañía no cuenta con la tecnología necesaria y no se encuentra utilizando un ERP, lo mejor que se puede hacer es cotizar y comenzar con su utilización para sacar ventajas y beneficios.

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