¿Qué es una Orden de Compra?

Poder conocer qué es y en qué consiste una orden de compra le puede ayudar mucho al proceso de una empresa. Por lo mismo la importancia de que puedas tener claro de qué se trata, esto te ayudará en sobre manera a poder aplicarlo dentro de tus tareas.

Pero de eso no te preocupes, porque a continuación te mostraremos y explicaremos todo lo que necesitas, presta mucha atención.

La orden de compra

Lo primero a tener claro, es que una orden de compra es un documento del cual se encargará de emitir siempre el comprador. Documento que consiste en mostrar en detalle los productos que se han comprado. Esto implica que la orden de compra siempre tiene que tener:

1. Los productos específicos que se han adquirido.
2. El tipo de mercancía de la cual se trata.
3. Las condiciones de pago establecidas.
4. El precio.
5. Y la forma en la cual será la entrega.

Es importante que dentro del proceso quien ha realizado la venta se quede con la orden de compra original y quien ha comprado con un duplicado.

Un aspecto de relevancia en este proceso de compra, es saber que la orden de compra en ningún momento tiene validez como factura.

Datos que contiene una orden de compra

Para que una orden de compra se encuentre completa y sea válida tiene que tener los siguientes datos:

1. Dirección y contacto de quien ha emitido la orden.
2. Dirección y contacto del proveedor.
3. El lugar y la fecha en la cual se ha emitido la orden de compra.
4. Información acerca de los productos como el nombre, el precio, la descripción y la cantidad de estos.
5. Los términos de pago que corresponden al modo en el cual se ha generado el pago, y los términos de entrega, que vienen a ser cómo y cuándo se recibirán los productos.
6. El costo total del pedido y el costo de envío que este tendrá.
7. Una firma autorizada.

Orden de compra abierta

La orden de compra tradicional tiene una variante, se trata de la orden de compra abierta.

La diferencia entre estos dos tipos de orden de compra, es que la orden de compra abierta se va a mantener en vigencia hasta que quien la ha emitido la cancele.

Cuando más se solicita o se aplica la orden de compra abierta, es cuando el producto ya no tiene existencias o el precio que estaba establecido ha superado el precio del que fue establecido al comienzo.

Es importante mencionar, que este tipo de orden de compra ofrece variedad de ventajas dentro de un negocio, como:

• Ayuda en el cálculo de inventarios.
• Por parte de quien realiza la compra, le permite tener un mejor control de los costos.
• Ayuda a combatir la potencial inflación.
• Proporciona la información exacta a proveedores y compradores sobre los costos de los servicios o productos.

Puede ayudar al vendedor a generar una línea de crédito, siempre y cuando la orden sea por una gran cantidad.

« Regresar al Glosario