ERP

¿Qué es un ERP?

El ERP es esencial dentro de una organización porque tiene relación con la contabilidad de esta. Y he aquí la relevancia en que sepas muy bien de qué se trata. Por lo tanto, lo que busca es poder integrar una variedad de procesos dentro de un solo sistema. De hecho lo que quiere decir la sigla en inglés es: “Planificación de recursos empresariales”.

Para ser más exactos, se trata de la integración de las nuevas tecnologías de automatización al interior de una empresa, con el objetivo de poder acelerar todos los procesos. Lo cual genera mayor eficiencia, donde también se ven drásticamente beneficiados los procesos contables.

qué es un ERP

La contabilidad en papel, si ya te has dado cuenta, en la actualidad ya no es para nada eficaz y tan solo consigue retrasar los procesos. Por eso que la tecnología se ha encargado de poder dar un giro de 180° al respecto, ofreciendo alternativas para que el flujo de trabajo sea el mejor, como es el caso de las ERPs.

Y aunque parezca que no es así, aún hoy en día existen pequeñas o medianas pymes que mantiene el proceso de contabilidad solo en papel.

Por lo tanto, si tienes una empresa o te encuentras trabajando en el área de contabilidad de una, es de suma importancia que se integre un ERP para obtener mejoras en los registros contables.

Si somos aún más específicos y estrictos, un ERP es un software que ha sido creado para tener la capacidad de manejar sin problemas los estándares contables, así como variedad de monedas como facturas, cheques o estados financieros, entre otros.

¿Cómo puede ayudar un ERP en la empresa?

Mantenerse en constante crecimiento es uno de los objetivos de las empresas, ya sean pequeñas, medianas o grandes. Por esta razón es importante que sepas cómo un sistema ERP puede ayudar exactamente en ello.

  1. Integrar las operaciones

Dentro de la contabilidad poder integrar cada proceso es fundamental, y es justamente lo que permita hacer un ERP. Este sistema da la posibilidad de poder integrar toda la información, además de poder automatizar y gestionar absolutamente todo desde un solo lugar.

ventajas de un ERP

Una de las ventajas principales de dicho sistema, es que se eliminan por completo los errores de la recaptura de información. Dejando atrás las horas extra dirigidas a esta tarea y por supuesto, logrando disminuir en un alto porcentaje el margen de error. Todo esto porque un ERP actualiza toda la información al momento.

Y no solo se trata de que se vea beneficiada el área contable, son todas las áreas de la empresa las que lo hacen. Sin olvidar que con el hecho de mejorar la contabilidad dentro de una organización, se mejora automáticamente la estrategia competitiva.

En resumen, la compañía se encuentra al día con su información contable.

  1. Cierres mucho más rápidos

Una de las grandes posibilidades que se tiene en una empresa al utilizar un ERP, es que los cierres contables se vuelven claramente más rápidos y ágiles. Todo esto gracias al software y específicamente a la automatización que este entrega a las empresas.

Se podrá ver cómo el cierre mensual y anual se hace en bastante menos tiempo que sin la aplicación de un ERP. Y esto es una causa de que se puede manejar e ingresar información en tiempo real.

funciones de un ERP

Algunas de las funciones que ofrecen un ERP son:

  • Tener acceso a todo tipo de datos estadísticos.
  • Manejar todas las cuentas bancarias de la empresa.
  • Preparar los presupuestos.
  • Enviar informes.
  • Control absoluto sobre las operaciones financieras de la empresa.
  • Manejar las nóminas e impuestos.
  • Tener control sobre los costos de cada actividad que tiene la organización.
  1. Mejores decisiones empresariales

Cuando una empresa consigue integrar todos los procesos involucrados en la contabilidad, como lo son las ventas, los inventarios, la producción, las compras y todo tipo de operaciones, puede tomar mejores decisiones porque se encuentra con información clave para generar excelentes estrategias.

Además que toda persona que tenga acceso a un software ERP tendrá en su poder datos completamente confiables. Evitando errores y discrepancias, y garantizando la consistencia de todos los datos.

ERP para toma de decisiones

  1. Reportes totalmente automáticos

La complejidad de crear reportes contables para los contadores ha quedado en el pasado con el uso de un ERP. Esto, porque este tipo de software es muy intuitivo y fácil de usar al integrar los reportes de todas las áreas de la empresa.

Se debe tener presente que un ERP también permite compartir dichos reportes para discutirlos con todo el equipo.

Todo esto permite mayor precisión en las transacciones, por ejemplo, las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar.

Ahora es mucho más fácil preparar todo tipo de informes, como el estado de resultados, el estado del flujo de efectivo y el tan importante balance general de una empresa.

ERP con reportes empresariales

  1. Cumplir con las obligaciones fiscales

Cumplir con las obligaciones fiscales siempre ha sido un procedimiento tedioso para quienes se mueven en el área de la contabilidad. Esto por los mecanismos arcaicos de hace años atrás, pero que hoy se pueden agilizar de sobremanera con un ERP.

Por lo tanto, ahora este cumplimiento es mucho más rápido y sencillo.

El motivo anterior, es uno de los más potentes por los cuales una empresa debería administrar su negocio con un software ERP. Sin olvidar que gracias a este existe la posibilidad de poder administrar prácticamente la totalidad de las áreas de negocio, como lo son: las ventas, las finanzas, la contabilidad, la producción, la logística, los recursos humanos, entre otras.

Siempre teniendo en cuenta el objetivo de optimizar los procesos y la distribución de los recursos.

cumplir obligaciones fiscales

  1. Todos los empleados estarán más felices

De la mano de un empleado feliz viene la mejora de la eficiencia y por supuesto la productividad. Y en el área de contabilidad esto es aún más importante y valioso, porque son uno de los recursos más importantes para un negocio.

Sí o sí al utilizar e implementar un ERP en una empresa consigue que todos los colaboradores sean mucho más eficientes. Y que sin tener acumulación de trabajo eviten el estrés que esto puede llegar a generar.

Técnicamente, un ERP ayuda a disminuir bastante la carga de trabajo para los contables. Esto porque gracias a la automatización los procesos cotidianos de la empresa se hacen más rápido, dedicando mucho del tiempo que se utilizaba en esto para poder cumplir con las obligaciones fiscales. U otro tipo de tareas estratégicas.

Se debe tener muy presente que empleados felices y satisfechos son un factor clave para el éxito de una empresa.

trabajo en equipo con ERP

También es oportuno señalar un decálogo de ventajas para usar un ERP empresarial.

Beneficios de un ERP en la contabilidad de una empresa

Si las ERP no ofrecieran beneficios reales no serían utilizadas por todas las grandes empresas. Y es por lo mismo que pequeñas y medianas empresas se encuentran integrando actualmente este mecanismo.

Los beneficios que se pueden obtener son los siguientes:

  • Aumento en la productividad, todo esto gracias a la automatización de los procesos. Lo que en otras palabras se traduce hacer más con menos recursos.
  • Obtener información estratégica más detallada, lo que se traduce en tener acceso a una fuente confiable de información con respuestas rápidas a preguntas del negocio críticas.
  • Obtener informes acelerados, además de poder compartir dicha información de forma rápida y sencilla. Lo que además ayuda a la empresa a mejorar su rendimiento en tiempo real.
  • Utilizando un software ERP, el cual permite compartir la base de datos se pueden simplificar las IT y ofrecer a todos una manera más sencilla de trabajar.
  • Al poder maximizar la visibilidad y el control sobre el negocio, se pueden reducir enormemente los riesgos.
  • La agilidad es otro de los grandes beneficios de implementar un ERP en la empresa. Porque las operaciones se vuelven más eficientes y se puede acceder rápidamente a toda la información en tiempo real. Esto potencia el hecho de poder identificar nuevas oportunidades y reaccionar a tiempo.

beneficios de un ERP

Cómo saber que una empresa necesita implementar un ERP

Es cierto que toda empresa hoy en día debería encontrarse utilizando un software ERP para la mejora de sus procesos contables. Pero si aún no lo haces o no lo ha hecho la empresa en la cual trabajas, deben comenzar a considerarlo seriamente si se identifican con lo siguiente:

  • Se encuentra usando una mayor cantidad de tiempo a procesos cotidianos que se podrían automatizar.
  • La empresa se encuentra teniendo muchas preguntas sin respuesta.
  • La organización se está encontrando con dificultades porque tiene procesos de negocio que se le escapan.
  • Mantienen procesos manuales que involucran un conjunto enorme de datos.
  • Se percatan de que se está perdiendo grandes oportunidades las cuales desaparecen rápidamente.

Tipos de ERPs según cada necesidad

Dentro del mercado de las ERPs no solo te puedes encontrar con un tipo, lo cierto es que existen 3. Cuál es la mejor para la empresa depende netamente de los objetivos que se persigan, estas son:

  1. ERP en nube: este tipo de software otorga la posibilidad de mantener todos los datos en la nube de un proveedor. Por lo mismo que es el proveedor el encargado del mantenimiento del sistema. Además de tener la opción de poder elegir una nube pública o privada.
  2. ERP on- premise: este es uno de los modelos más populares y solicitados por las empresas, porque se puede controlar todo. Es la empresa la encargada de definir la ubicación de la instalación del software. Pero la gran diferencia con la alternativa anterior, es que ahora la empresa es la encargada de la instalación y el mantenimiento.
  3. ERP híbrido: como bien se ha mencionado, todo depende de las necesidades del negocio. En el caso de este tipo de ERP algunos datos se guardarán en la nube y otros on- premise. También puedes conocer este mecanismo con el nombre de Dos niveles.

sistema erp en la nube

Es importante señalar que en los últimos años ha tenido un crecimiento importante el Software ERP en la Nube, sobretodo para las Pymes, ya que pueden controlar su negocio fácilmente en línea con una conexión a Internet. Un ejemplo de este tipo de software en México es Villanett ERP.

ERPs para empresas de cualquier tamaño

Tal como se mencionó al inicio, todo tipo de empresa, sin importar su tamaño, debería implementar un sistema ERP para poder agilizar sus tareas.

Incluso se puede obtener funcionalidades específicas para cada industria.

  • Para empresas pequeñas: en el caso de este tipo de empresas un ERP puede ser de gran ayuda para ir más allá de las típicas hojas de cálculo, y así poder controlar mejor aspectos como las ventas y las relaciones con el cliente. El tipo de ERP recomendado para pequeñas empresas es el de nube.
  • Para empresas medianas: para este tipo de empresas se puede acceder a las analíticas que se encuentran incorporadas, y conseguir mejorar la práctica para 35 procesos del negocio, gestión en la cadena de suministro y más. Un software ERP ayudará a estas empresas en su crecimiento a escala.
  • Para empresas grandes o ERP empresarial: este tipo de empresa necesita sí o sí el uso de un ERP sólido, el cual integre inteligencia artificial, analíticas y machine learning. La recomendación para este tipo de empresas es que los 3 tipos de ERPs serán efectivas, tan solo depende de la necesidad del negocio para tomar una decisión final.

Como se ha mencionado durante toda la información, es necesario que todas las empresas, ya sean grandes, medianas o pequeñas, cuenten con un software ERP para mejorar todos los procesos contables.

Y no solo se trata de contabilidad, son procesos como los de finanzas, recursos humanos, servicios, cadena de suministros, manufactura, compras, entre otros muchos más.

Que una empresa aproveche a su favor la tecnología es una de las mejores decisiones que puede tomar, y un contable tiene que tener claro esto. Con esto se podrá llevar con inteligencia y eficacia cada aspecto fundamental del negocio.

Si se trata de una solución integral y confiable para el departamento de contabilidad y finanzas, entonces se deben automatizar los procesos a través de la implementación de un ERP. Tan solo siguiendo este camino se podrán obtener transacciones más rápidas y conseguir que la empresa se vuelva rentable y realmente productiva.

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