Las notas que se pueden generar dentro del mundo de la contabilidad son muy importantes, y no solo para que el negocio pueda contar con un orden y organización interna. Sino que además porque el tener que generarlas es un tema legal frente a la entidad fiscalizadora en México.
Lo que a modo técnico quiere decir que una nota de crédito será elaborada por una empresa en caso de anular un monto que ya ha sido cobrado al cliente indicando que se llevó a cabo un reembolso.
Qué es una nota de crédito
Para la contabilidad es fundamental conocer y entender de qué trata y qué es la llamada nota de crédito. La cual solo se va a utilizar en caso de tener que anular una transacción ya hecha o tener que descontar cierta cantidad de dinero en una factura.
A la nota de crédito también se le suele llamar factura de abono, documento que en nuestro país tiene validez legal y que será clave para la anulación de una operación en la compra- venta.
Los motivos más relevantes para llevar a cabo tal anulación son:
- Existencia de un error en la elaboración de una factura.
- El cliente no ha quedado satisfecho con su compra y pide que su dinero sea devuelto.
Desde el punto de vista de la administración, una nota de crédito también será relevante, ya que dará a la empresa la posibilidad de documentar todos los movimientos sobre las facturas que fueron emitidas, pudiendo observar cómo ha terminado en el mes la empresa en cuanto al dinero devuelto a los clientes.
Momento apropiado para su emisión
En la mayoría de los casos, para elaborar una nota de crédito el motivo principal es evitar la total cancelación de una factura. Siendo las razones más importantes:
- Un cobro que se ha realizado de más al cliente.
- La devolución de un producto.
- Emisión de una factura que no debió haberse hecho.
- Un descuento que no fue aplicado.
Información que debe aparecer en una nota de crédito
Así como una nota de crédito no puede ser generada en cualquier momento, en esta tampoco puede aparecer cualquier tipo de información.
Los datos que deben aparecer serán los correspondientes a la empresa y los correspondientes al cliente, de hecho es la misma información que aparece en la factura generada anteriormente. Con la diferencia de que ahora tendrá que cambiar la fecha, la cual debe corresponder al día en el que se generó el descuento.
Aunque por ejemplo, la diferencia con la nota de cargo, es que en la de crédito se tiene que anotar la causa por la que se está realizando la nota de crédito. Además de que se haga referencia a la factura sobre la que se está haciendo la disminución del valor.
Por lo que, no se debe pasar por alto anotar el número y la fecha de la factura original. Entendiendo todo esto, estarás listo para emitir notas de crédito en tu negocio.
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