¿Qué es el Inventario Perpetuo?
El inventario perpetuo (o sistema de inventarios permanentes) es un método de control contable y logístico que consiste en registrar de forma automática, continua y en tiempo real las entradas y salidas de mercancías del almacén. Bajo este sistema, cada vez que se realiza una compra, una venta, una devolución o un traspaso, el sistema actualiza de manera inmediata el valor del inventario disponible y el costo de ventas. A diferencia del método analítico o pormenorizado, el inventario perpetuo permite conocer el valor exacto de las existencias físicas y la utilidad bruta del negocio en cualquier momento del día, sin necesidad de paralizar la operación de la empresa para realizar un conteo físico general.
El inventario perpetuo o inventario continuo, como también se le puede conocer, es uno de los mejores mecanismos que utilizan las empresas para llevar una actualización de forma constante de todos los datos relacionados con las entradas y salidas de existencias.
Lo que en otras palabras quiere decir que a través del inventario perpetuo una organización puede gestionar con confianza el nivel de stock.
Y es de suma importancia, porque se puede conocer en tiempo real las necesidades que se tenga en cuanto a la compra de las materias primas, los componentes de producción, etc.
Aunque es fundamental señalar que las empresas para poder mantener esta información actualizada en todo momento están asignando dicha labor a software modernos.
¿Cuáles son las características del inventario perpetuo?
Las siguientes características son las cuales hacen que una empresa decida optar por aplicar un inventario perpetuo:
- La actualización constante: ahora dentro de una compañía no es necesario que constantemente se esté recurriendo a los controles del stock a final de mes.
- La predicción de necesidades: es gracias al hecho de poder obtener datos constantes que ahora existe la posibilidad de predecir necesidades en cuanto a compras futuras que tenga la empresa.
- Tecnología al servicio: la mejor estrategia para poder obtener un control logísticos preciso es implementando tecnología a través de software.
Importancia de desarrollar un inventario perpetuo
Esta modalidad se desarrolla dentro de las empresas porque estas saben que es importante para el proceso de inventario.
De hecho se logra conseguir dentro de una organización observar cuáles son los puntos comerciales fuertes y cuáles los más débiles.
Y no solo eso, este mecanismo también permite que en una empresa haya un registro constante de entradas y salidas para desarrollar un estudio de medición del comportamiento que tienen los clientes.
Por lo tanto, toda la información que se puede obtener de un inventario perpetuo será de gran importancia para la creación de nuevas estrategias mercantiles y todo gracias a los movimientos que existan en el stock.
También se debe tener en cuenta que este tipo de mecanismo del área de contabilidad es la mejor alternativa para las empresas que se encargan de vender productos. Pero se debe prestar atención a aquellas que ofrecen servicios, porque estas puede que en realidad no necesiten de un sistema de inventario perpetuo, a menos que se trate, por ejemplo, de un restaurante o de una empresa de hospitalidad.
Ventaja de elaborar un inventario perpetuo
La gran ventaja de elaborar este tipo de inventario, es que se puede determinar con exactitud la cantidad de inventario que pudo haber sido equivocado, dañado, robado, etc.
Con todo esto estás listo para comenzar a desarrollar el tuyo o considerar adquirir un software de inventarios.
Para una explicación más amena te compartimos este video:
Funcionamiento del sistema de inventario perpetuo y su impacto fiscal
En la contabilidad financiera y fiscal en México, el sistema de inventarios perpetuos es el más recomendado por las Normas de Información Financiera (NIF) debido a la transparencia y precisión de sus datos. Para su operación, el sistema utiliza únicamente tres cuentas contables principales que concentran todo el flujo de las mercancías:
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Almacén (Activo Circulante): Cuenta de naturaleza deudora que registra el valor de las mercancías en existencia a precio de costo de adquisición.
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Costo de Ventas (Egresos/Resultados): Cuenta que registra el valor de lo que le costó a la empresa adquirir los productos que fueron vendidos al cliente.
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Ventas (Ingresos/Resultados): Cuenta que registra los ingresos brutos obtenidos por la comercialización de los productos a precio de venta al público.
📑 Valuación de inventarios y cumplimiento ante el SAT: Conforme al Artículo 76 de la Ley del ISR, las personas morales están obligadas a llevar un control estricto de sus inventarios. Al utilizar el sistema perpetuo, la empresa debe adoptar un método de valuación de inventarios autorizado, siendo el más común el método PEPS (Primeras Entradas, Primeras Salidas) o el de Costos Promedios. El SAT utiliza la información de este sistema durante las auditorías de contabilidad electrónica para validar que los montos deducidos por concepto de Costo de Ventas en la Declaración Anual coincidan exactamente con los CFDI 4.0 de ingresos y gastos timbrados.
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