Costos de Pedidos
En la gestión de inventarios y la logística empresarial, los costos de pedidos (también conocidos como costos de ordenamiento o de adquisición) representan el conjunto de gastos, erogaciones y recursos económicos en los que incurre una empresa cada vez que emite, procesa y recibe una orden de compra de mercancías o materias primas con un proveedor. A diferencia de los costos de mantener inventario (relacionados con el almacenamiento y seguro), estos costos son de naturaleza eminentemente administrativa y operativa, abarcando desde el tiempo de personal dedicado a la cotización y negociación, hasta los gastos de mensajería, fletes, trámites aduanales e inspección de control de calidad al recibir los bienes. Su cálculo y monitoreo riguroso son esenciales para la planeación financiera, ya que impactan directamente en la rentabilidad de la cadena de suministro y sirven como variable clave para determinar la frecuencia idónea de reabastecimiento en el negocio.
Se debe tener claro que no existe un único tipo de costo de pedido, sino que dentro de este gran grupo existen los costos de emisión, donde un claro ejemplo es el proceso administrativo de las órdenes.
Por otro lado también se encuentra los costos de recepción, que tal como su nombre lo indica tienen relación con la llegada de la mercancía, como puede ser la inspección y la ubicación de esta dentro del almacén.
Para tener una idea más clara, los costos de pedidos son todos los costos que asumirá la organización relacionados al procesamiento, la ejecución, la transmisión, la preparación de la mercancía y la recepción de la misma.
De hecho se puede decir que uno de los objetivos de la empresa es poder reducir estos costos.
Costos de emisión
Como bien mencionamos anteriormente, los costos de emisión forman parte de los costos de pedidos, y corresponden a todos los que se relacionan con el proceso de solicitud de un pedido.
Por lo tanto, dentro de los costos de emisión en el área de contabilidad se encontrarán los costos de procesamiento. Al igual que otro tipo de costos administrativos.
Pero serán considerados costos de emisión todo lo que esté relacionado a la preparación del espacio donde será recibida la mercancía. En consecuencia se van a incluir los costos de movilización, los de reubicación y los de preparación de maquinaría para la producción.
Costos de recepción
En los costos de recepción estará involucrado todo lo que tenga que ver con el procesamiento de las existencias en el punto de recepción.
Por ello, dentro de los costos a asumir para la empresa se encontrarán los correspondientes a la inspección de los artículos, de la organización de estos y de depósito en cada sector del almacén.
Tipos de costos operativos
Para ir completando esta importante información, es necesario que tengas en mente que los tipos de costos de pedidos se pueden dividir según la imputación al producto y según su nivel de actividad:
Imputación de producto:
- Directos: son los identificables a la causa que los ha producido.
- Indirectos: corresponden a los gastos comunes que no se pueden atribuir a ningún artículo.
- Semidirectos: son los que no se pueden aplicar directamente a un producto, pedido o una orden.
Nivel de actividad:
- Fijos: son todos aquellos costos que nacen por el solo hecho de que exista la empresa y funcione.
- Variables: todo costo que se observe en función del nivel de actividad dentro de la empresa. Se relacionan directamente con la productividad- ventas.
Con esta información ya no pueden quedar dudas acerca de qué son los costos de pedidos.
El equilibrio logístico: Costos de pedidos vs. costos de almacenamiento
Para implementar una administración de almacenes que maximice la liquidez de la empresa, los responsables de adquisiciones no deben analizar los costos de pedidos de forma aislada. En la ingeniería de inventarios, existe una relación inversamente proporcional entre pedir mercancía y guardarla:
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La trampa de pedir muy seguido (Lotes Pequeños): Si un negocio realiza pedidos pequeños de forma constante para no saturar su almacén, disminuirá sus costos de mantenimiento. Sin embargo, disparará drásticamente sus costos de pedidos debido a la multiplicación de fletes, gastos de facturación, comisiones bancarias por transferencias y el tiempo administrativo invertido en procesar cada orden.
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La trampa del sobrealmacenamiento (Lotes Grandes): Por el contrario, si para diluir el costo del flete se realizan pedidos masivos muy pocas veces al año, el costo de pedido unitario baja, pero el negocio congela su capital de trabajo y eleva sus costos de almacenamiento (renta de espacio, mermas, obsolescencia y seguros).
📊 La optimización mediante el EOQ (Cantidad Económica de Pedido): La administración moderna utiliza la fórmula del Lote Económico de Pedido o EOQ ($EOQ = \sqrt{\frac{2DS}{H}}$), donde se cruzan la demanda anual ($D$), el costo de emitir cada pedido ($S$) y el costo de mantener una unidad en almacén ($H$). El objetivo es hallar el punto exacto donde la suma de ambos costos sea la menor posible. Calcular esto a mano para cientos de códigos de barras (SKUs) en hojas de cálculo desfasadas incrementa el riesgo de quiebres de stock o sobreinventario, afectando la atención al cliente y la deducibilidad de los gastos ante el SAT.
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