Gastos de Administración

En la contabilidad financiera y la gestión corporativa, los gastos de administración (también conocidos como gastos administrativos) son todos los egresos, recursos económicos y costos operativos en los que incurre una empresa para mantener en funcionamiento su estructura directiva, legal, humana y organizativa general. A diferencia de los costos de producción (asociados a la fabricación del producto) y los gastos de venta (vinculados a la comercialización y distribución), estos gastos no están relacionados de manera directa con la generación de ingresos o la operación del núcleo comercial. Normados técnicamente por las Normas de Información Financiera (NIF), abarcan conceptos fijos esenciales como los sueldos del personal directivo y administrativo, la renta de oficinas, los servicios públicos corporativos y las asesorías legales o contables, constituyendo una variable crítica para evaluar la eficiencia interna, calcular el punto de equilibrio y medir la rentabilidad neta real del negocio.

Para poder entender mejor el concepto, se debe tener claro que este tipo de gastos tiene que ver, por ejemplo, con el pago de los sueldos de gerentes o los gastos en servicios generales como podría ser la contabilidad dentro de la empresa. Pero no tienen que ver con ningún tipo de actividad económica que desarrolle la organización como pueden ser las ventas o la fabricación.

Características de los Gastos Administrativos

Tal como se puede observar dentro del funcionamiento existen los gastos fijos, los gastos administrativos van a corresponder a este segmento. Por lo tanto, no van a depender en ningún momento de variables como las ventas.

En consecuencia, este tipo de gastos serán considerados como otros gastos a parte dentro de los considerados generales o de ventas. Y no afectan en lo absoluto a las ventas dentro de la empresa, por lo tanto, cuando ocurren recortes dentro de una organización, los gastos administrativos son los primeros en ser eliminados.

La clave para realizar un buen cálculo de los gastos administrativos, es que se puede medir de forma adecuada la relación que existe entre las ventas y la administración.

Cómo identificar un gasto administrativo

Se ha querido establecer el cómo poder identificar un gasto administrativo, porque este término se suele confundir con los gastos financieros y no son lo mismo.

• Gasto financieros

Estos son aquellos que van a reflejar los costes de financiación solicitados a terceros. Lo que en palabras simples quieres decir que se relaciona a todo tipo de deuda que tenga la empresa, como por ejemplo de un préstamo.

Por eso que no se encuentran dentro de los gastos administrativos.

Es muy importante que dentro de una empresa se lleve el control de los gastos administrativos, sobre todo para que haya un control de la totalidad del negocio. Y que de esta manera los Estados Financieros consigan tener una valoración adecuada.

Por eso es necesario que se creen todos los costos necesarios para llevar un control de toda la empresa y que con esto la gestión sea realmente exitosa.

                              

Ejemplos de Gastos Administrativos

A continuación te mostramos los ejemplos más comunes de lo que corresponde a gastos administrativos en una empresa:

• Renta de locales.
• Gastos relacionados al pago de los salarios de los trabajadores.
• Materiales de oficina.
• Pago de cuentas telefónicas.
• Salarios de ejecutivos.
• Gastos de correspondencia.
• Gastos de electricidad y de agua.
• Gastos correspondientes a viajes de negocio.
• Costos del  área de recursos humanos.
• Adquisición de carpetas.
• Honorarios para asesoría legal y de contabilidad.
• Gastos de publicidad de la empresa.

Lo ideal es que la gestión administrativa sea realizada por un experto, porque en caso contrario tan solo se comenzarán a generar complicaciones, esto porque es una tarea tediosa.

Para una explicación más amena te compartimos este video:

Clasificación analítica de los gastos administrativos y sus requisitos de deducibilidad

Para estructurar un catálogo de cuentas contables eficiente que permita a la dirección tomar decisiones estratégicas basadas en el control presupuestal, es indispensable separar analíticamente la naturaleza de cada erogación. La correcta organización de los gastos de administración se desglosa bajo los siguientes rubros operativos:

• Remuneraciones al Personal Estructural: Incluye los salarios base, honorarios, bonos de productividad y las obligaciones de seguridad social (cuotas obrero-patronales ante el IMSS, Infonavit y SAR) del personal de las áreas de dirección general, finanzas, contabilidad, recursos humanos y legal.

• Mantenimiento e Infraestructura de Oficinas: Abarca el arrendamiento de las instalaciones corporativas, el pago de servicios (luz, agua, internet, telefonía), los seguros de responsabilidad civil institucional, la papelería general y la depreciación fiscal del mobiliario y equipo de cómputo de las áreas administrativas.

• Servicios Externos y Consultoría: Todos los pagos realizados a despachos de contabilidad externos, consultores de negocios que realicen una auditoría administrativa, agencias de reclutamiento o proveedores de software para la gestión interna de la organización.

⚖️ El candado de la deducibilidad y la materialidad ante el SAT: En el entorno fiscal mexicano, los gastos de administración representan un foco de atención prioritario para la autoridad tributaria. De acuerdo con la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR), para que estos egresos sean deducibles deben ser estrictamente indispensables para los fines del negocio, contar con su respectivo CFDI 4.0 amarrado y estar registrados en las pólizas de los libros de contabilidad mensuales. El SAT automatiza revisiones para verificar que los gastos de administración no escondan erogaciones personales de los socios o que los honorarios por consultorías externas carezcan de materialidad legal, lo que anularía la deducción de forma inmediata.

🧮 Optimiza tus presupuestos corporativos y controla tus gastos administrativos en la nube con Villanett: Registrar los egresos del negocio en hojas de cálculo sueltas o intentar conciliar los gastos de tus oficinas con sistemas desconectados provoca fugas silenciosas de flujo de efectivo, duplicidad de pagos y errores en las declaraciones mensuales de impuestos. Con el Software ERP y Sistema Contable en la Nube de Villanett, tomas las riendas de tus finanzas: centraliza el control de tus cuentas por pagar, automatiza el prorrateo de gastos por departamentos, liga tus XML de proveedores directamente al gasto administrativo correspondiente y visualiza tus estados financieros y márgenes de utilidad en tiempo real desde cualquier lugar.

« Regresar al Glosario